Die Arbeitswirklichkeit hat sich in den vergangenen Jahren stetig verändert. Das Home-Office ist weit verbreitet. Flexible Arbeitszeiten, um Familie und Beruf zu vereinbaren, sind ebenfalls weithin akzeptiert. Wer möchte, kann beispielsweise abends noch etwas tun, nachdem die Kinder im Bett sind. Dies hat Auswirkungen auf die Arbeitszeiterfassung. Der Gesetzgeber wie die Anbieter technischer Lösungen für die Zeiterfassung arbeiten daran, diesen neuen Realitäten gerecht zu werden.
Gesetzeslage: Der EuGH zwingt Deutschland zu einer Reform der Arbeitszeiterfassung
In Deutschland mussten lange lediglich Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) erzwang über sein sogenanntes „Stechuhr-Urteil“ vom 14. Mai 2019 (C -55/18 [„CCOO“]) eine Reform. Demzufolge müssen Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einführen, um die täglich geleistete Arbeitszeit von Arbeitnehmern zu messen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte die Gültigkeit für Deutschland am 13. September 2022 (1 ABR 22/21).
Die Bundesregierung möchte dieser Anforderung durch eine Reform von § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) entsprechen. Der im April 2023 vorgestellte Referentenentwurf sieht beispielsweise vor, dass Abs. 2, Satz 1 des Paragrafen künftig vorschreibt, Beginn, Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Diese Zeiterfassung muss am Tag der Arbeitsleistung erfolgen und elektronisch geschehen. Eine Delegierung an Arbeitnehmer soll möglich sein, allerdings bleibt der Arbeitgeber in der gesetzlichen Verantwortung. Arbeitnehmern sind Kopien der Aufzeichnungen auf Verlangen auszuhändigen. Ein geänderter § 16 Abs. 7 ArbZG soll es den Tarifparteien ermöglichen, abweichende Regelungen zu berschließen.
Positive Resonanzen auf den Gesetzesentwurf für die Arbeitszeiterfassung
Allgemein wird das neue Gesetz positiv bewertet. Die Gewerkschaft „ver.di“ begrüßt beispielsweise, dass der Entwurf für die Zeiterfassung vorgelegt wurde. Dieser sei „ein ermutigendes Signal“, da es „gut“ sei, wenn „endlich die realen Arbeitszeiten erfasst werden“. Dass im Entwurf die Tariföffnungsklausel enthalten ist und es Übergangsfristen geben soll, stößt auf Zustimmung der Arbeitgeber.
So werden technische Lösungen zur Zeiterfassung den Anforderungen gerecht
Anbieter von Systemen zur Arbeitszeiterfassung vertrauen immer häufiger auf webbasierte Dienste bzw. Apps, um der Flexibilität gerecht zu werden. Diese lassen sich ortsunabhängig und von allen gängigen Geräten (also: Smartphone, Tablet, Computer) nutzen. Es spielt keine Rolle, ob sich Beschäftigte im Büro, auf Dienstreise, im Außendienst oder im Home-Office befinden. Mit wenigen Klicks kann die zusätzliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Dies ermöglicht Unterbrechungen des Arbeitstages beispielsweise zur Kinderbetreuung oder auch, um einen Arzttermin wahrzunehmen.
Gängige Lösungen sind beispielsweise:
– Timemaster: Die Zeiterfassung findet über eine App und den Browser statt. Die Lösung wurde in Deutschland entwickelt und erfolgte speziell mit dem Blick auf die erläuterten Gerichtsurteile.
– awork: Es handelt sich um ein größeres Work-Management-Tool, das zusätzlich die Planung des Ressourceneinsatzes ermöglicht. Mitarbeiter haben Zugriff und können so ihre Arbeitszeit in einer zentralen Software dokumentieren.
– Clockodo: Diese Lösung funktioniert als „digitale Stechuhr“ über eine offline-fähige App oder über den Computer und ermöglicht die Dokumentation von Beginn, Ende und Unterbrechungen der Arbeitszeit. Außerdem können individuelle Berichte rund um die Arbeitszeiterfassung erstellt werden.
– Clockin: Auch dieses Angebot vertraut auf eine offline-fähige App. Mit einem Klick in der App beginnen, unterbrechen und beenden Mitarbeiter ihre Arbeitszeit.
Der Ansatz von Flexstaff zur realitätsnahen Zeiterfassung
Flexstaff vertraut ebenfalls auf eine webbasierte Arbeitszeiterfassung. Das System reduziert die Zeiterfassung dabei nicht nur auf jeden einzelnen Tag. Berücksichtigt werden zudem Urlaubs- und Krankheitstage sowie mobile Home-Office-Zeiten. Gleiches gilt für Überstunden. Das System bereitet diese Angaben grafisch auf. Es ist darauf ausgerichtet, diverse Arbeitsmodelle zu verwalten.
Fazit: Technische Lösungen zur Arbeitszeiterfassung helfen allen Seiten
Arbeitgeber wie Arbeitnehmer haben nicht nur aus rechtlichen Gründen das verständliche Bedürfnis, dass die Arbeitszeiten vollständig und korrekt erfasst werden. Das geplante Gesetz in Deutschland ist dabei eine wertvolle Hilfe. Die technischen Lösungen gehen dabei aber einen Schritt weiter und ermöglichen die flexible Zeiterfassung. Sie richten sich an der Realität aus und helfen so allen Seiten.