Damit eine Veranstaltung zu einem gelungenen Event wird, sind eine gute Planung und Organisation ent-scheidend. Hierbei ist die Nutzung einer Checkliste hilfreich, um den Überblick zu bewahren. Schließlich muss man während der Eventplanung viele Aufgaben erledigen und an diverse Dinge denken. Im Folgen-den geben wir fünf Tipps für die erfolgreiche Planung einer Veranstaltung.
Tipp 1: Das Ziel der Veranstaltung definieren
Bevor Sie mit der Planung loslegen, sollten Sie sich Gedanken über das Ziel der Veranstaltung machen. Fragen Sie sich, warum Sie das Event veranstalten und was Sie hiermit erreichen möchten. Hierbei hilft es manchmal, die Zielgruppe zu kennen und diese zuerst zu definieren. Sobald Sie sich über das Ziel und den Zweck der Veranstaltung im Klaren sind, können Sie auch die Veranstaltungsart und gegebenenfalls das Motto bestimmen. Das ist wichtig, um das Event erfolgreich zu organisieren. Schließlich verläuft die Orga-nisation einer firmeninternen Weihnachtsfeier anders ab als beispielsweise die Vorbereitung eines Team-Events, einer Spendengala oder einer Produktvorstellung.
Tipp 2: Frühzeitig mit der Organisation beginnen
Es ist ratsam, zunächst einen Zeitplan zu erstellen. Dieser sollte beinhalten, welche Aufgaben bis zu wel-chem Zeitpunkt erledigt sein müssen. Dabei sollten Sie möglichst frühzeitig mit der Planung der Veranstal-tung beginnen. Gerade bei größeren Veranstaltungen mit mehr als 500 Teilnehmern macht es Sinn, min-destens sechs Monate vorab mit der Organisation anzufangen. Dadurch lässt sich viel Stress vermeiden. Zudem stehen durch den frühzeitigen Beginn der Organisation mehr Möglichkeiten bezüglich der Location, der Sponsoren, der Redner, des Caterings sowie der Show-Acts zur Verfügung.
Wichtig ist außerdem, die Einladungen rechtzeitig zu verschicken – spätestens sechs Wochen vor dem Event. Sie können die Gäste auch zweimal einladen und zunächst eine Save-the-Date-Einladung verschi-cken. Die Einladung sollte die wichtigsten Details zur Veranstaltung enthalten und den Teilnehmern den Nutzen des Events näherbringen. Wer nach einer besonderen Idee sucht, kann beispielsweise Eintrittskarten als Einladungen verschicken. Das bietet sich unter anderem für firmeninterne Weihnachtsfeiern, Hoch-zeiten oder Sportveranstaltungen an.
Tipp 3: Die Kosten realistisch einschätzen
Für eine erfolgreiche Eventplanung ist es notwendig, das Budget festzulegen und die Kosten für die einzel-nen Posten realistisch einzuschätzen. Zu den Ausgaben für eine Veranstaltung gehören unter anderem die Kosten für den Veranstaltungsort, die Einladungen, die Dekoration, das Catering und die Redner oder Show-Acts. Weitere Posten, die Kosten verursachen, sind zum Beispiel:
• Veranstaltungsmanagementsoftware
• Marketingmaßnahmen
• Veranstaltungstechnik
• Teilnehmergeschenke
• Versicherungen
• Lizenzen
Es ist empfehlenswert, einen Teil des Budgets für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen. Dieses benö-tigen Sie gegebenenfalls, wenn sich der eigentliche Plan ändert. Während der Organisation der Veranstal-tung sollten Sie Ihre Ausgaben regelmäßig überprüfen und kontrollieren, wie viel vom Budget noch vor-handen ist. Zudem sollten Sie sich überlegen, wie Sie Kosten einsparen können und ob Sie Einnahmen durch das Event generieren können. Das ist beispielsweise mithilfe von Sponsoren oder Kooperationspartnern möglich.
Tipp 4: Mit professionellen Dienstleistern zusammenarbeiten
Normalerweise ist es notwendig, mit verschiedenen professionellen Dienstleistern für die Veranstaltung zusammenzuarbeiten. Beispielsweise sollten Sie sich nach einem guten Cateringservice umsehen. Am besten ist es, das Catering im Vorfeld zu testen. Denn das Essen hat einen großen Einfluss darauf, wie er-folgreich das Event wird. Daneben sollten Sie sich rechtzeitig um die Buchung der weiteren Dienstleister kümmern. Hierzu sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Dienstleister Sie benötigen. Auf vielen Events sind beispielsweise ein DJ und ein Fotograf erforderlich. Eventuell benötigen Sie auch einen Security-Service oder wünschen sich für das Event einen Redner, eine Liveband oder einen Show-Künstler.
Tipp 5: Die Veranstaltung über verschiedene Kanäle bewerben
Ein weiterer relevanter Aspekt bei der Veranstaltungsorganisation ist die Promotion des Events. Mithilfe der richtigen Marketingmaßnahmen ist es möglich, die Veranstaltung bekannter zu machen, mehr Teilnehmer zu gewinnen und ein erfolgreiches Event zu veranstalten. Deshalb sollten Sie einen guten Marke-tingplan erstellen. Hierbei sollte vor allem die Zielgruppe beachtet werden. Diese entscheidet auch, über welche Kanäle Sie die Veranstaltung am besten bewerben können. Je nach Zielgruppe können Sie unter-schiedliche Kanäle nutzen und das Event beispielsweise über Social Media, E-Mails, Flyer oder Plakate bewerben. Wichtig ist, dass die Werbung Vorfreude auslöst und den potenziellen Teilnehmern zeigt, was sie von dem Event haben werden.