Sie kennen diese Schockmomente, in denen Ihnen an Ihrem Büroarbeitsplatz siedend heiß klar wird: „Oh nein, das habe ich vergessen!“ Den Beamer im Konferenzraum kurz vor der wichtigen Besprechung. Die Frist zur Einreichung wichtiger Unterlagen. Die Weiterleitung einer wichtigen Kundenanfrage.
Diese Schockmomente können dazu führen, dass sich schon lange vor bestimmten Anlässen Nervosität und das ungute Gefühl breit machen: „Hoffentlich vergesse ich nichts.“
Dagegen gibt es ein Mittel mit garantierter Wirkung: Die Checkliste Büroarbeitsplatz bereitet Sie auf alle wichtigen Situationen vor. Sie bewirkt nicht nur, das Sie nichts mehr vergessen. Es ist auch unheimlich zufriedenstellend, sie abzuhaken. Sie wissen: Jetzt habe ich alles erledigt. Der Termin kann kommen. Mit der Checkliste Büroarbeitsplatz können Sie sichergehen, alle wichtigen Punkte und Aufgaben beachtet zu haben.
Abgehakt – erst auf dem Papier, dann im Kopf
Um eine Checkliste für Ihre Büroorganisation zu erstellen, müssen Sie erst einmal nicht viel mehr tun als sich zu überlegen, in welcher Situation Sie zum letzten Mal etwas vergessen und sich deshalb so richtig geärgert haben. Und schon haben Sie Ihre erste Checkliste und den dazugehörigen ersten Punkt darauf.
1. Schritt: Checkliste anlegen und aus Erfahrung lernen
Um bei dem Beispiel des fehlenden Beamers vom Anfang zu bleiben: Der erste Punkt auf Ihrer Checkliste „Meetings organisieren“ würde nun lauten: Beamer bei der IT-Abteilung beantragen.
2. Schritt: Aufgaben durchgehen und hinzufügen
Gehen Sie nun Schritt für Schritt in Ihrem Kopf durch. Ab dem Punkt, an dem ein Meeting angesetzt wird bis zum Meetings selbst – welche Aufgaben erledigen Sie in der Zwischenzeit? Berücksichtigen Sie auch kleinere Aufgaben wie das Auffüllen der Getränke – auch sie kosten Zeit und es ist ärgerlich, wenn man sie vergisst.
Auch kleinere Aufgaben machen in der Summe den Unterschied
Wenn Sie sich auf häufig wiederkehrende Aufgaben fokussieren, werden Ihnen vermutlich schnell einige Prozesse einfallen, bei denen Sie sich oft fragen, ob Sie nicht etwas vergessen haben. Fällt es Ihnen schwer, den Prozess im Kopf durchzugehen, machen Sie es sich leichter:
Legen Sie den Zettel, der einmal die Checkliste werden soll, einfach ab und stellen sich eine Erinnerung zu Beginn der Planungsphase ein. Dann können Sie wieder die Checkliste Büroarbeitsplatz zur Hand nehmen und die Schritte in Echtzeit festhalten.
3. Schritt: Checklisten am Büroarbeitsplatz immer griffbereit aufbewahren
Grundsätzlich ist es ohnehin die sicherste Lösung, alle Checklisten an einem Ort, beispielsweise in einem Ordner aufzubewahren – digital oder als physischen Stehordner.
Der Vorteil einer digitalen Sammelstelle Ihrer Checklisten liegt darin, dass Sie sie immer ergänzen und aktuell halten können, wenn Ihnen ein weiterer wichtiger Punkt einfällt. Auch Aktualisierungen können Sie so leicht vornehmen. Ganz im Sinne von Büro-Kaizen, also der stetigen Verbesserung, können Sie mit Ihren Checklisten so immer sicher sein, dass Sie an alle Punkte gedacht haben. Adieu, nervöses Bauchgefühl, hallo Checkliste Büroarbeitsplatz!
Tipp: Wenn Sie lieber mit Apps, statt mit Papier oder digitalen Dokumenten arbeiten, können Sie auch mit Anwendungen wie Wunderlist ganz einfach Listen erstellen, die Sie ebenfalls themenbezogen abspeichern können. Ein großer Vorteil ist dabei, dass Sie die Aufgaben mit Teammitgliedern teilen können. Außerdem erinnert die App Sie zusätzlich mit Hinweisen per Mail oder Mitteilung auf Ihrem Smartphone daran, das eine konkrete Aufgabe erledigt werden muss.
Entwickeln Sie eine Routine, mit der Sie sich wohlfühlen
Ob nun per App, digital, oder mit Ausdrucken – die Checkliste Büroarbeitsplatz erleichtert nicht nur Ihren Büroalltag, sondern sorgt auch für mehr Gelassenheit in Stresssituationen. Probieren Sie es aus und schreiben Sie uns von Ihren Erfahrungen!