Checkliste Kosten-Nutzen-Analyse für Meeting

Kosten Nutzen Analyse einer Besprechung
(Bild: © DOC RABE Media/Fotolia.de)

Mit der Checkliste zum Kostenmanagement von Besprechungen von io-business fertigen Sie eine optimale Kosten Nutzen Analyse eines Meetings an.

Mit den kurzen, aber prägnanten Fragen dokumentieren Sie zunächst übersichtlich den zeitlichen Aufwand von allen Beteiligten. Dann stellen Sie dem die zu erwartenden Ergebnisse gegenüber. Ein weiterer Vorteil dieser Checkliste: Mit ihr haben sie nicht nur für sich, sondern auch für eventuelle Mitentscheider für die Einberufung eines Meetings eine klare und verständliche Argumentation als Diskussionsmaterial in der Hand.

Den zeitlichen Aufwand überblicken

Die Checkliste zum Kostenmanagement fragt zunächst nach dem zeitlichen Aufwand für die Besprechung, und zwar nicht nur für alle direkten Teilnehmer. Berücksichtigung finden auch diejenigen, die indirekt mit der Besprechung zu tun haben werden. Dies betrifft beispielsweise die Organisation der Veranstaltung, Bewirtung, Nachbereitung usw.

Mit der einfachen Formel „Stundenanzahl des beteiligten Mitarbeiters (inklusive An/Abreise und Vor- bzw. Nachbereitung) multipliziert mit den Stundenkosten der jeweiligen Person“ ergeben sich so in der Summe die Gesamtkosten für die Vorbereitung, Durchführung und abschließende Tätigkeiten der Besprechung.

Den Nutzen abschätzen

Der zweite Abschnitt der Checkliste  zur Kosten Nutzen Analyse beschäftigt sich mit der Nutzenanalyse. Hier werden die Aufgaben und die zu erreichenden Ergebnisse des Meetings eingetragen. Außerdem sind die zu fällenden Beschlüsse aufzulisten und der Nutzen der Teilnehmer für die Besprechung abzuschätzen.

Im Abschnitt zur Analyse wird schließlich nach mehreren inhaltlichen Kriterien der Besprechung gefragt, die für das Kostenmanagement sehr entscheidend sein können. Sind in der Besprechung Meinungsverschiedenheiten unter den Teilnehmern zu erwarten? Wenn ja, über welche Themen, und wie kann darüber ein gemeinsamer Konsens erzielt werden? Gleichermaßen ist die Frage nach zu erwartenden Widerständen zu beantworten. All diese Faktoren im Vorfeld zu berücksichtigen ist nicht nur maßgeblich für die zu erwartende Dauer der Besprechung. Sie können damit nachvollziehbar dokumentieren, ob das Meeting unter solchen Vorzeichen überhaupt einen Erfolg verspricht. Nicht zuletzt wird hier danach gefragt, ob es vielleicht Alternativen gibt.

Auszüge aus „Checkliste Kosten-Nutzen-Analyse für Meeting“:

  • genau Auflistung der Teilnehmer und deren Aufgaben
  • wie hoch ist der zeitliche Aufwand der einzelenen Personen
  • welche Ergebnisse streben Sie an?
  • gibt es bestimmte Entscheidungen zu fällen?
  • ist der Aufwand durch den Nutzen zu rechtfertigen?
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