Werden von einer Firma oder einem Selbstständigen innerhalb Deutschlands Leistungen an ein Unternehmen oder eine juristische Person erbracht, muss eine Rechnung gestellt werden. Laut Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes erfolgt die Rechnungsstellung sechs Monate nach Produktlieferung oder erbrachter Dienstleistung. Versäumt der Rechnungsersteller diesen Zeitraum, kann ihm später seitens des Finanzamts ein Bußgeld drohen. Zudem kann der Rechnungsempfänger die Zahlung verweigern. Damit die Rechnung nicht zu spät beim Empfänger ankommt, informieren sich Unternehmer frühzeitig, wie sie die Zahlungsaufforderung rechtssicher gestalten.
Welche Angaben müssen in der Rechnung enthalten sein?
Ob es um den Kauf eines Bürostuhls geht oder um eine Dienstleistung wie das Erstellen einer Unternehmenswebsite – nach geleisteter Arbeit folgt die Rechnungsstellung. Damit die Rechnung weder vom Empfänger, noch vom Finanzamt beanstandet werden kann, enthält sie zwingend die folgenden Angaben:
Welche Pflichtangaben stehen auf der Rechnung?
Bevor Unternehmer eine Rechnung schreiben, sollten sie sich eine Checkliste mit den wichtigen Angaben auf dieser Art der Zahlungsaufforderung zusammenstellen. Damit diese als rechtssicher gilt, beinhaltet sie:
• Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsschreibers
• Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Art und Menge der gelieferten Produkte oder der Dienstleistung
Das Entgelt, der darauf anzuwendende Steuersatz und der sich daraus ergebende Steuerbetrag müssen ebenfalls auf der Rechnung zu sehen sein.
TIPP: Sofern mit dem Kunden im Vorfeld eine Betragsminderung vereinbart wurde, muss auch diese auf der Rechnung ersichtlich sein. Dieser Punkt trifft allerdings nur zu, wenn Boni oder Rabatte noch nicht im Entgelt berücksichtigt wurden.
Welche Angaben gelten in Sonderfällen?
Neben den Pflichtangaben müssen in bestimmten Situationen weitere Angaben auf der Rechnung auftauchen. Wurden Leistungen in einem anderen EU-Mitgliedsland erbracht, müssen sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers, als auch die des Rechnungsempfängers angeben werden. Gleiches gilt, wenn innergemeinschaftliche Lieferungen getätigt wurden oder es sich um ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft handelt.
Sofern Unternehmen von der Steuerpflicht befreit sind, muss sich auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis befinden. Ebenso sollte klar ersichtlich sein, wenn die Zahlung aufgrund einer Steuerschuld deren Verlagerung unterliegt. Auch weitere Sonderfälle können eintreten. Wann sie gelten, bringen Gründer und Selbstständige am besten in Erfahrung, bevor sie ihre unternehmerische Tätigkeit beginnen.
Was passiert, wenn die Rechnung nicht rechtssicher ist?
Flattert eine Rechnung in den Briefkasten, kann sie aus mehreren Gründen Probleme auslösen. Ein zu hoher Betrag auf einer Handwerkerrechnung ärgert meist nur denjenigen, der die Kosten tragen soll. Kommt es jedoch zu groben Fehlern bei der Rechnungsstellung, verkompliziert sich die Lage für beide – Erbringer und Empfänger der Leistung. Der Grund: Wird eine Rechnung fehlerhaft erstellt, kann die Zahlung so lange verweigert werden, bis die Korrektur erfolgt. Das bedeutet für Unternehmen und Selbstständige temporär finanzielle Einbußen und zusätzlichen zeitlichen Aufwand.
Ebenso gibt es durch eine falsche Rechnung nicht selten Ärger mit dem Finanzamt. Beispielsweise kann bei einer Betriebsprüfung auffallen, dass:
• die Rechnungsnummern auf den Rechnungen nicht fortlaufend sind
• die Angaben vom Rechnungssteller fehlen
• das Datum der Rechnungsstellung nicht vermerkt wurde
• die Mengen der erbrachten Leistungen nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen
Speziell diese formalen Fehler lassen sich leicht mit einer professionellen Rechnungssoftware vermeiden. Nutzen Unternehmer solche Programme, profitieren sie von einer schnellen und unkomplizierten Unterstützung beim Schreiben rechtssicherer Rechnungen.
TIPP: Auch wer sich bei der Rechnungsstellung Hilfe holt, kann den ein oder anderen Fehler übersehen – beispielsweise einen Zahlendreher im Rechnungsbetrag. Wurde die Rechnung bereits versandt, muss sie in einem solchen Fall storniert werden. Anschließend verschickt der Leistungserbringer die korrigierte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer. Keinesfalls sollte eine zweite Rechnung mit identischer Rechnungsnummer und ohne vorherige Stornierung an den Leistungsempfänger gehen.