Sie möchten sich mit einer Weihnachtsfeier bei Ihren Mitarbeitern für ein erfolgreiches Geschäftsjahr und die damit verbundenen Leistungen bedanken? Dann sollten Sie die nachfolgende Checkliste sorgfältig durcharbeiten, um nichts zu vergessen. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst und eine übersichtliche Planungshilfe inklusive Zeitrahmen erstellt, die Ihnen die Organisation der Feierlichkeit erleichtert.
6 bis 3 Monate vor der Weihnachtsfeier
Umso früher Sie mit der Planung der Weihnachtsfeier beginnen, desto besser. Bevor Sie die Locations reservieren, Caterer beauftragen und Einladungen verschicken, gilt es ein Datum für das Fest zu finden. Dabei sollten Sie sowohl betriebliche als auch private Faktoren einbeziehen. Anschließend legen Sie Zeitrahmen sowie Budget fest. Sobald Datum und Uhrzeit feststehen, sollten Sie die Belegschaft darüber informieren und zeitnah die Teilnehmerzahlen abfragen. Sobald geklärt ist, wie viele Personen erscheinen werden, lässt sich die detaillierte Ausgestaltung der Feierlichkeit leichter bewerkstelligen. Sollten ausreichend Kapazitäten verfügbar sein, wäre das Zusammenstellen eines internen Organisationsteams denkbar. Die Gruppe sollte sich zunächst mit der Ideensammlung beschäftigen und dazu passende Locations recherchieren. Anschließend müssen Sie schnellstmöglich Angebote einholen. Schließlich sind viele attraktive Räumlichkeiten schon früh ausgebucht. Neben der Location sollten Sie auch bezüglich Musik und Rahmenprogramm mehrere Anfragen versenden. So können Sie dann einen Vergleich vornehmen und schließlich das beste Angebot ermitteln.
Tipp: Eine besondere Freude können Sie Ihrem Personal mit einer Erlebnisveranstaltung machen. Handelt es sich um professionell organisierte Teamevents, wie sie beispielsweise unter teamgeist.com für Hamburg und viele weitere Regionen angeboten werden, profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern der Betrieb insgesamt von der Weihnachtsfeier. Bei spannenden Aktivitäten wie Outdoor-Challenges, Nachtbogenschießen oder Weihnachtsmarkt-Rallyes avancieren Weihnachtsfeste zu unvergesslichen Events, an das sich die Belegschaft gerne zurückerinnert. Zudem fördern erlebnisorientierte Veranstaltungen das Teambuilding, die Kommunikation sowie Motivation. Passende Eventagenturen gibt es deutschlandweit. Senden Sie eine unverbindliche Anfrage, um sich einen Eindruck über Preise und Möglichkeiten zu verschaffen. In Kombination mit einem anschließenden Restaurantbesuch wird das Weihnachtsfest feierlich abgerundet.
8 bis 4 Wochen vor der Weihnachtsfeier
Steht der Ablauf fest, müssen Sie die weiteren Einzelheiten klären. Von der Menüauswahl über die Erstellung der Einladungen bis hin zur Dekoration reicht das Aufgabenspektrum. Die gelisteten Punkte dienen der Orientierung:
Essen und Trinken: Abhängig davon, ob Sie im Restaurant oder anderweitig feiern, gestaltet sich die Checkliste bezüglich der Menügestaltung. Wenn Sie einen Caterer beauftragen, müssen Sie in den kommenden Wochen das Menü beziehungsweise das Buffet arrangieren. Damit auch ausreichend Getränke vor Ort sind, muss entsprechend kalkuliert werden. Veranstalter sind mit ihren Erfahrungswerten gerne behilflich. Sollte ein Restaurantbesuch anstehen, muss entschieden werden, ob à la carte bestellt werden darf oder die einzelnen Gänge zuvor bestimmt werden.
Besichtigung: Um hinsichtlich Dekoration und technischem Equipment eine Einkaufsliste erstellen zu können, sollten Sie die Räume acht bis vier Wochen vor der Feier besichtigen.
Ablauf: Klären Sie mit der Location den genauen Ablauf der Weihnachtsfeier. So können Sie Rahmenprogramm, Musik, Menü und alle weiteren Faktoren aufeinander abstimmen.
Dekoration: Falls nötig, sind dekorative Accessoires zu besorgen. Dadurch verleihen Sie dem Festsaal die gewünschte Atmosphäre. Bestellen Sie Blumen und Arrangements rechtzeitig beim Floristen!
Einladungen: Einladungen müssen erstellt werden. Darin sollten Sie Teilnehmer über Programmpunkte, Motto, Dresscode, eventuellen Fahrservice oder Übernachtungsmöglichkeiten informieren. Mit einer Aufforderung zur Bestätigung lässt sich die Gästeliste kontrollieren.
Geschenke: Sollten Gastgeschenke geplant sein, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, um sich mit der Auswahl zu beschäftigen.
3 bis 2 Wochen vor der Weihnachtsfeier
In den letzten zwei bis drei Wochen vor der Weihnachtsfeier sollten keine größeren Entscheidungen mehr zu treffen sein. Egal ob Location, Programm, Menü oder musikalische Begleitung – Jetzt sind alle wichtigen Punkte auf der Weihnachtsfeiercheckliste abgearbeitet. Je nach Programm wäre jetzt eine Generalprobe ratsam, um die letzten Optimierungen vorzunehmen. Aktualisieren Sie außerdem muss die Gästeliste. Falls geplant, wäre es sinnvoll einen oder mehrere Personen damit zu beauftragen während der Feier einige Erinnerungsfotos zu schießen. Diese könnten nach dem Event an alle Teilnehmer verteilt werden, um den positiven Effekt zu verstärken.